Должностная инструкция секретаря-администратора

I. Общие положения

1. На должность секретаря-администратора назначается лицо, имеющее среднее общее образование и профессиональное обучение по программе профессиональной подготовки по профессиям рабочих, должностям служащих, программе переподготовки рабочих, служащих, программе повышения квалификации рабочих, служащих.

2. Без требования к опыту практической работы.

3. Назначение на должность секретаря-администратора, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.

4. Секретарь-администратор должен знать:

4.1. Функции, задачи, структуру организации, ее связи

4.2. Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации

4.3. Этику делового общения

4.4. Правила речевого этикета

4.5. Требования охраны труда

4.6. Правила защиты конфиденциальной служебной информации

4.7. Правила организации приема посетителей

4.8. Правила сервировки чайного (кофейного) стола

4.9. Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним

4.10. _____________________________________________________________________

5. Секретарь-администратор подчиняется непосредственно ________________________.

6. На время отсутствия секретаря-администратора (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.

7. ________________________________________________________________

II. Должностные обязанности

В обязанности секретаря-администратора входит:

1. Прием и распределение телефонных звонков организации:

— Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации

— Регистрация поступающих телефонных звонков

— Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону

2. Организация работы с посетителями организации:

— Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками

— Ведение журнала записи посетителей

— Учет посетителей и оформление пропусков

— Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей

— Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации

— Организация и бронирование переговорных комнат

— Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе

— Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки)

3. Выполнение координирующих и обеспечивающих функций:

— Ведение журнала разъездов работников организации

— Координация работы курьеров и водителей организации

— Ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей

— Составление справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации

III. Права

Секретарь-администратор имеет право:

1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.

2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию)

3. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Принимать самостоятельные решения, руководствуясь квалификационными требованиями и должностными обязанностями

7. ___________________________________________________________

IV. Ответственность

Секретарь-администратор несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4. ____________________________________________________________________

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15 июня 2020г. №333н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

Поделиться ссылкой: